Bij Flowmerce bekijken we dit onderwerp vanuit bedrijfsproces en architectuur: eerst bepalen wat de organisatie nodig heeft, daarna welke systemen en integraties daarbij passen.
Een koppeling is meer dan orders doorsturen
Bij een financiële integratie moet eerst worden bepaald wat de administratie nodig heeft. Een Shopify-order, betaling en factuur zijn verschillende gebeurtenissen. Het automatisch kopiëren van alle gegevens zonder boekhoudkundig procesontwerp kan juist extra correctiewerk veroorzaken.
Bepaal wat je wilt boeken
Leg vooraf vast welke gegevens naar de financiële administratie moeten: omzet, btw, debiteuren, facturen, betaalmethoden, verzendkosten, kortingen, refunds en creditnota’s. Ook de gewenste detaillering is relevant: per individuele order of bijvoorbeeld via gebundelde boekingen.
Betalingen en uitbetalingen
Een order kan via verschillende betaalproviders worden betaald terwijl de daadwerkelijke uitbetaling later en na inhouding van kosten plaatsvindt. Daarom moet ook worden nagedacht over de aansluiting tussen Shopify, betaalprovider, bank en administratie.
Retouren en correcties
Een goede flow beschrijft niet alleen de happy flow. Retouren, gedeeltelijke refunds, geannuleerde orders en creditnota’s moeten vanaf het begin worden meegenomen. Juist uitzonderingen bepalen vaak hoeveel handwerk na implementatie overblijft.
Eerst proces, daarna connector
De keuze voor een connector volgt pas nadat duidelijk is welke gegevens wanneer en in welke richting moeten bewegen. Daardoor kun je beoordelen of een standaardkoppeling voldoende is, aanvullende automatisering nodig is of maatwerk gerechtvaardigd is.
Technologie is een middel. Een oplossing is pas goed wanneer processen, systeemverantwoordelijkheid en uitzonderingen vooraf duidelijk zijn.